Es ist ein herrliches Gefühl, etwas auf seiner To-Do-Liste abzuhaken. Yeah, Sache erledigt, Aufgabe erfüllt, Mission accomplished. Doch wie oft vergeht eine Woche, ohne dass wir eine einzige Aufgabe abgehakt haben. Die To-Do-Liste ist keine Hilfe mehr, um sich zu organisieren, sondern eine wilde Ablage, ein schlechte-gewissen-produzierender, quälender Berg unerledigter Arbeiten und Zeitfresser.

Hilfe oder Qual? Alles hängt davon ab, wie Sie Ihre To-Do-Listen führen. Heute habe ich ein paar einfache Tipps für Sie gesammelt, wie Sie Ihre Listen schreiben, damit Sie ihre Dinge auch wirklich erledigt bekommen.

Ihre zwei Rollen: Chef und Assi

Im selbstständigen Teil Ihrer Arbeit, müssen Sie zwei Rollen ausfüllen: Sie sind der Chef, der Aufgaben verteilt, Ziele festlegt und grundsätzliche Dinge durchdenkt. Gleichzeitig sind Sie der Assistent, der das ganze ausbaden und umsetzen muss.

Wenn Sie den “Chef-Hut” aufhaben, müssen Sie die Aufgaben so definieren und aufschreiben, dass sie realistisch und gut erfüllbar sind. Durchdenken Sie die Aufgaben gut, so dass sie am ende so gestellt sind, als ob ein Roboter sie einfach abarbeiten müsste.

Sich selbst herumkommandieren

Also, wie macht man seine To-Dos machbar?

- Herunterbrechen. Die beste Art, sich von der Erledigung einer Aufgabe abzuhalten, ist, sie möglichst monströs zu formulieren. Z.B. “Doktorarbeit schreiben”. Wenn die Aufgabe zu groß ist, schreck sie einen ab. Das Produktivitäts-System “Getting Things Done” (Amazon Link zu Götting Things Done, von David Allen) empfiehlt die Unterscheidung von Projekten und Aufgaben. Alles was in Unterschritte aufgeteilt werden kann, ist ein Projekt. Aufgaben müssen möglichst klein und konkret sein.

- “Nächste Aktion” sinnvoll einsetzen. Wenn Sie ein Projekt mit mehreren Aufgaben haben, sollten Sie nicht alle auf der To-Do-Liste, oder der “Heute” Sektion haben. setzen Sie immer nur die erste Aufgabe auf Ihre Liste und lassen Sie den Rest im Hintergrund. Wenn die eine Aufgabe erledigt ist, sehen Sie sich das Projekt wieder an und holen die nächste Aufgabe auf die Liste. Ihre To-Do-Liste sollte immer nur den einen nächsten Schritt umfassen. Wenn Sie immer gleich von allem erschlagen werden, schreckt das nur unnötig ab.

- Spezifische und aktive Verben verwenden. Wenn sie eine Aufgabe notieren, dann als ob Sie jemandem eine klare Anweisung geben. Nicht “Öffnungszeit Bibliothek”, sondern “Hrn. Maier in Bibliothek anrufen (Tel. xxxx) und nach Öffnungszeiten fragen”.

- Liste kurz halten. Endlose To-Do-Listen haben etwas frustrierendes. Man schaut irgendwann einfach nicht mehr drauf. Es gibt eh kein Licht am Ende des Tunnels. Sammeln Sie Ihre tausend zukünftigen Projektschritte irgendwo, aber nicht auf der aktuellen To-Do-Liste. Oder verwenden Sie ein spezialisiertes Programm. Ich liebe “Things” http://culturedcode.com/things/ Da gibt es u.a. die Kategorien “Heute” und “Irgendwann”. Die 1.000 Kleinigkeiten kommen ins “Irgendwann”. Die “Heute”-Liste ist immer kurz und knackig. Wirklich nur die nächsten Schritte. Und nur Dinge, die ich auch wirklich heute erledigen möchte. Frühs denke ich mir: “Ach, die 10 Dinge schaffe ich.” Abends freue ich mich, dass ich erfolgreich war. Dann durchforste ich “Irgendwann” und die Projekte, und setze mir die Ziele für den nächsten Tag.

- In Bewegung bleiben. Passen Sie die Liste laufend an. Jeden Tag wird “Heute” abgearbeitet und für morgen neu zusammengestellt. Die To-Do-Liste ist ein Arbeitsdokument, kein Staubfänger, der Ihre Organisations-Qualitäten unter Beweis stellen soll.

- Priorisieren. Auch wenn Sie Ihre Liste kurz halten, sollten Sie sich angewöhnen, immer als erstes die wichtigen Dinge zu erledigen. Also gewichten Sie die Aufgaben.

- Reinigen. Bei aller Disziplin: es gibt Aufgaben, die irgendwie ewig auf der Liste stehen und doch nie erledigt werden. Suchen Sie die Liste immer wieder nach den Leichen ab. Dann seien Sie ehrlich: streichen Sie die Aufgabe, oder verändern Sie sie so (z.B. aufspalten), dass Sie sich endlich herantrauen.

Übung macht den Meister

Das klingt vielleicht nach viel Aufwand, aber konsequent umgesetzt, kann diese Praxis viel erleichtern. Und wie bei jeder guten Angewohnheit gilt: sie muss Stück für Stück eingeübt werden. Je mehr man sich daran gewöhnt, um so mehr Nutzen entfaltet sie.

Literaturverzeichnis
Das alles ist natürlich nicht Ausfluss meiner eigenen Weisheit. Die meisten Konzepte basieren auf David Allen’s “Getting Things Done” und Merlin Mann’s Artikel über bessere To-Do-Listen (Teil 1, Teil 2). Zusammengestellt wurden sie vom Lifehacker-Blog.