Ein wichtiger Baustein vieler Selbstmanagement- und Produktivitäts-Systeme ist die richtige Pflege des Email Posteingangs. Emails können extreme Zeitfresser sein. Nicht nur, dass es viel zu viele sind, die sich im Posteingang oft zu unübersichtlichen Haufen türmen, sie reißen sie uns auch aus unserem Arbeitsfluss: Man vertieft sich gerade in eine Quelle, oder schreibt dieses knifflige Kapitel in seiner Doktorarbeit, plötzlich ertönt dieses unverkennbare Geräusch: Bing, Sie haben eine neue Email. Während man weiterliest schleicht sich dieser Gedanke in den Hinterkopf. “Wer das wohl war? Ob es wichtig ist? Ich könnte doch mal nachsehen.” Dann klickt man nur mal schnell rüber und schon ist man wieder aus seiner Konzentration und dem Arbeitsrhythmus gerissen.

Ich versuche mich daher an drei Grundregeln zu halten:
1. Feste Zeiten
2. Inbox Zero
3. Die glorreichen Drei

1. Feste Zeiten
Ich will nicht die ganze Zeit von Emails aus meinem Arbeitsfluss gerissen werden. Also habe ich sämtliche Hinweise auf neue Mails deaktiviert. Kein Blinken, kein Bing, keine Vorschau. (Ja, es geht wirklich!) Zu bestimmten Zeiten (Frühs, vor und nach der Mittagspause, später Nachmittag), oder wenn ich gerade eine Arbeit abgeschlossen habe, öffne ich das Mail-Programm und sehe mir an, was rein kam. Man muss seine Neugierde etwas zügeln, aber es hilft.
Und was ist mit dringenden Mails? Die haben eben Pech. Wenn etwas wirklich so dringend ist, dass es keine zwei Stunden warten kann, dann sollte der Absender lieber zum Telefonhörer greifen.
So schaffe ich mir ausreichend lange Blöcke für konzentriertes Arbeiten.

2. Inbox Zero
Dadurch, dass man seine Mails nicht mehr im 5-Minuten-Takt checkt, werden es leider nicht weniger. Ein bewährtes System zur Flut-Bewältigung ist Inbox Zero von Merlin Mann.
Der Grundgedanke ist recht simpel: Halten Sie Ihren Posteingang leer. Fassen Sie jede Mail möglichst selten an.

Konkret bedeutet das: Lassen Sie eine gelesene Email nie einfach so im Posteingang liegen. Machen Sie sofort etwas damit.
Die meisten Mails können Sie gleich löschen oder nach der Kenntnisnahme archivieren. Manche Mails lassen sich in zwei Minuten Beantworten, z.B. mit einem „Ja“ oder einem Link, der als Antwort dient. Andere kann man einfach an einen besseren Empfänger weiterleiten.
Was dann noch übrig bleibt macht mehr Arbeit. Diese Mails kommen in einen eigenen „To-Do-Ordner“ oder werden in das To-Do-Programm übertragen. Dann kann man diese Mails entweder zu bestimmten Zeiten am Stück abarbeiten, oder man plant die Aufgaben entsprechend in seinen Tagesablauf ein (mehr über gute To-Do Listen).

So behält man den Überblick und den Posteingang leer.

3. Die glorreichen Drei
Viele Mails kann und sollte man gleich löschen, aber wie legt man den Rest ab? Für mich hat sich das Prinzip der glorreichen Drei bewährt, das auch so ähnlich im Lifehacker-Blog empfohlen wird und gut mit dem Inbox Zero Prinzip harmoniert.
Es gibt drei Ordner, in die man seine Mails aus dem Posteingang verschiebt:
Aktuell – Wiedervorlage – Archiv

In Aktuell habe ich die Mails, die ich noch bearbeiten muss und diejenigen, die Informationen enthalten, die ich gerade jetzt zur Hand haben möchte. In der Wiedervorlage sammle ich alles, was ich jetzt gerade nicht brauche oder bearbeiten möchte, was aber auch nicht in den Tiefen des Archivs versinken soll. Diesen Ordner schaue ich in regelmäßigen Abständen durch.  Im Archiv schließlich landet alles, was ich aufheben möchte. Manche unterteilen ihr Archiv in thematische Unterordner, aber dank der guten Suchfunktionen, ist das eigentlich kaum mehr nötig. Sonst klickt man am Ende wieder nur die verschiedenen Ordner durch und fragt sich, ob die Mail in diesem oder jenem Ordner versenkt hat.

Natürlich gibt es immer wieder Wochen, wo es so hoch her geht, dass der Posteingang Abends nicht leer ist. Aber alles in allem hat sich dieses System sehr bewährt und hilft mir den Überblick zu bewahren und meine Mails effizient abzuarbeiten.